Oplossingen: knelpunt
Mogelijke oplossingen voor een efficienter verloop van de teamvergadering:
* de taak van de voorzitter:
1) stelt de agenda samen ( uiteraard met inbreng van medewerkers)
2) handelt alle formaliteiten af ( goedkeuring notulen, vaststellen van besluiten, etc.)
3) de voorzitter maakt gebruik van een tijdregistratiemiddel; klok, wekker, timetimer, etc.
4) bewaakt agendapunten gedurende de vergadering.
5) houdt vast aan de structuur en het verloop van discussies binnen de vergadering.
* de taak van de leden van de teamvergadering:
Houdt je aan 'de spelregels':
1) je bent op tijd voor de vergadering.
2) je laat anderen uitpraten.
3) je aanvaardt de rol van de voorzitter.
4) je formuleert kort en bondig.
5) je beperkt je tot het agendapunt dat aan de orde is.
6) je luistert naar anderen.
7) je houdt je aan ( tijdens de vergadering) gemaakte afspraken.
8) je accepteerd genomen besluiten.
Reactie plaatsen
Reacties
Allereerst mijn complimenten voor je prachtige website.
Ik deel de mening dat de rol van voorzitter een speciale functie is die je niet door iedereen kunt laten uitvoeren, gebruik ieders kwaliteiten. Een goede voorbereiding is zeker belangrijk. Ik denk dat een jaarplanning daarbij zou kunnen helpen. Ook lijkt het noodzaak dat we ons langer aan een bepaalde opzet moeten houden, dus structuur en herkenning inbrengen zodat men het eigen kan maken. Ook een notule moet herkenbaar zijn met daarin voor iedereen duidlijk wat zijn/haar acties moeten zijn n.a.v. de vergadering.
Lieve Nina,
Je weet het probleem goed te analyseren en legt met je opbouwende kritiek de vinger op de zere plek. De oplossingen die je aanreikt dragen zeker bij aan een geslaagde vergadering.Een voorzitter die kennis van zaken heeft en het vergaderdoel niet uit het oog verliest is onmisbaar.Een notulist kan een goede ondersteuning zijn. Van alle deelnemers mag je verwachten dat ze zich goed voorbereiden.
Ziet er veel belovend uit, uitproberen zou ik zo zeggen.
Vraag me wel af of je elke keer van voorzitter moet veranderen of dat het steeds dezelfde persoon moet zijn.
Ik denk dat de voorzitter wel enige kennis en ervaring moet hebben om de vergadering volgens de voorgestelde regels te laten verlopen.
Prima regels. Wel is het aan te raden om aan het einde van de vergadering een actielijst op te stellen waarbij je duidelijk eind-data en verbindt aan de actiepunten.
Nina als we ons hier allemaal aan houden moet het nog goed komen met ons overleg en geeft het hoop voor de toekomst. Je website ziet er goed uit, ik snap nu waarom jij het zo druk hebt wat een klus zeg.